Como elaborar uma Ata de condomínio
Seja ordinária ou extraordinária, toda assembleia de condomínio deve ser resumida em uma ata. A ata de condomínio é um documento legal que contempla tudo o que foi discutido durante uma reunião e quais as medidas serão tomadas a partir dela.
A elaboração da ata do condomínio é de responsabilidade do secretário. É indicado que seja elaborada no computador e deve conter a assinatura de todos os participantes. Essas assinaturas são coletadas no dia da assembleia após a leitura do documento. Seja você morador, síndico, conselheiro fiscal ou secretário, sua assinatura deve estar no documento uma vez que você participou da assembleia.
A princípio, elaborar uma ata de condomínio parece ser uma tarefa simples. Todavia, são necessário diversos cuidados para fazê-lo de maneira correta. O documento vai validar todas as ações do síndico e servirá de prova do que foi deliberado nas assembleias. A linguagem da ata de condomínio deve ser informal, facilitando o entendimento de todos que solicitarem sua leitura.
Gostamos de dividir a ata em partes que ficam juntas no mesmo documento: transcricao resumida do edital (dia, horario, local, pauta); Assinatura dos presentes (que antecede a transcricao do ocorrido na assembleia apos aberta); A ata propriamente dita, que deve ser redigida durante a assembleia para ser lida e aprovada ao final pelos presentes, além de assinada pelo presidente e secretario da assembleia.
Isto se aplica mais facilmente quando a ata é feita em livro de atas. Se é feita em computador, acaba-se tendo dois documentos: edital + lista de presentes; e a ata propriamente dita.
Vamos por parte:
Como começar uma ata de condomínio
Antes de qualquer coisa, entenda qual é a sua função no condomínio. Existem secretários que são exclusivamente voltados para a elaboração da ata e àqueles que presidem e organizam as assembleias. Se você é o responsável pela ata, talvez até possa participar da reunião mas não deve ter outra responsabilidade para o seu acontecimento.
Já deixe a ata pré pronta antes da assembleia. Algumas informações pré escritas facilitação o processo e diminuirão o risco de erro em sua elaboração. Algumas dessas informações, são:
- Nome do condomínio;
- Natureza da assembléia: reunião regular, semanal, anual, ordinário, extraordinária?;
- Resumo do edital de convocacao: Data, hora prevista de início e término e lugar da reunião, pauta;
- Lista dos presentes , com indicacao da unidade e coleta de assinatura
- A transcricao dos fatos ocorridos na assembleia, resumidademente
- Nome do presidente ou líder da reunião e do secretário, inclusive dos substitutos;
- Espaço para a assinatura do presidente da assembleia e o redator da ata;
Durante a assembleia:
- Distribua a lista de presença (se a ata feita em computador);
- Faça o registro de todas as deliberações da assembleia;
- Anote o resumo das discussões;
Ao final da reunião, leia a ata, submeta aa aprovacao da assembleia, colete a assinatura do presidente da assembleia e do secretario redator da ata. O próximo passo é o registro da Ata de condomínio referente a assembleia em questão no cartório. Não existe obrigatoriedade para o registro, porém tê-la registrada em Cartório é garantia de que nao será extraviada
A ata deve ser disponibilizada para que todo o condomínio fique ciente do resultado da assembleia. É boa prática permitir o acesso de todos ä ata.
A Ata compoem a legislacao do Condominio e deve ser bem arquivada para evitar extravios, pois podem ser imprescindíveis quando de julgamentos judiciais para justificar atos de sindicos, conselheiros e condöminos.
Até a próxima 🙂
