Gestão de documentos para síndicos: o que você precisa saber
Mensalmente, documentos como contratos, boletos e cartas são encaminhados ao síndico de um condomínio. Além desta tarefa, também é necessário realizar o registro de cada ação tomada no condomínio e fazer o envio de cartas de cobranças aos moradores que estão em situação de inadimplência.
Em outras palavras, o síndico é um funcionário que possui muitos afazeres. Só na questão de documentação, tanto um condomínio residencial quanto comercial pode vir a acumular aproximadamente mil documentos por ano. A partir desta informação, vem a seguinte questão: Onde armazenar todos estes papéis?
Existe uma série de documentos que devem ser arquivados para que seja examinado futuramente. Por outro lado, também há alguns papéis que podem ser armazenados por um período de tempo menor. É por esta razão que é importante que um síndico saiba como fazer a gestão de documentos do condomínio.
Por que a gestão de documentos é tão importante?
A administração e organização dos documentos de um condomínio se faz necessária para diversas ocasiões. Um exemplo é quando um órgão governamental solicita uma documentação. Geralmente, o seu prazo de entrega é de no máximo três dias. Se o síndico não tiver uma gestão competente, a localização de tal documento será algo bem complicado, podendo correr o risco de perder o prazo.
Também é comum que ações judiciais solicitem provas documentais, em papel. Ou seja, a gestão de documentos é importante para que o síndico não tenha dificuldades posteriores com a Justiça. Além do mais, a má gestão dos documentos pode resultar em processos por parte dos próprios condôminos.
Como organizar os documentos?
A maioria dos síndicos opta pelo armazenamento de parte dos documentos na própria administradora do condomínio. No entanto, antes de fazer isso, é necessário conferir com antecedência se a companhia disponibiliza este serviço e se há alguma cobrança por ele.
Também é fundamental se certificar se a administradora do condomínio consegue fazer a liberação dos documentos em no máximo dois dias.
Fazendo uso deste serviço, os documentos dos funcionários são mantidos no condomínio, enquanto as demais documentações ficam na empresa.
Qual a melhor forma de armazenar os documentos com o síndico?
É comum que os síndicos prefiram ter a documentação do prédio em seu poder, seja pelo fato do serviço de armazenamento de documentos ter um alto custo na administradora ou até mesmo por pura questão de segurança. Neste tipo de situação, é necessário que o síndico seja organizado e tenha responsabilidade. Desta forma, a melhor alternativa é armazenar os documentos em um ambiente de acesso restrito.
Como armazenar os papéis?
O armazenamento de documentos requer alguns cuidados. São eles:
1. A escolha de um ambiente seco e arejado, livre de umidade.
2. A escolha de uma sala que possa ser trancada e que seja de acesso restrito, permitindo a entrada apenas do zelador. Os moradores devem pedir a chave.
3. A categorização dos documentos, de modo a facilitar consultas posteriores.
4. O agendamento de horários para a apresentação do(s) documento(s) ao condômino. Embora os moradores tenham direito ao acesso das documentações, isso não significa que eles podem levar qualquer papel para casa.
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